公文文种的作用体现在哪些方面

　　公文是一个独立的文体，它是由若干具体种类组成的，由于这些种类的性质不同、作用有别，我们为每一具体的公文种类分别赋予了一个具体的名称，如“通知”“意见”“报告”“请示”“总结”“计划”等，这就是公文的文种。

　　从表面上看，文种名称只不过是一个代号，其实不然。它所包含的道理是相当丰富、深刻的。具体表现在：

　　(一)不同的文种名称，为我们点出了不同文件的性质。

　　如命令(令)、通缉令、嘉奖令、惩戒令等文种，都有一个共同的“令”字，由于“令”字包含指使的意思，又属于使令性的动词，所以，在使用令、命令、通令等作为文种名称时，都具有指令性质;又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，“知”和“报”包含知道的意思，所以在使用通知、通报等作为文种名称时，基本属于告知性、周知性文件;再如纪要，“纪要”即概述其要点的意思，所以，我们说纪要属于会议文字记录性的文件。

　　(二)不同的文种名称，反映了文件的不同行文方向。

　　如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关的首脑核心，决策之后要由下属部门去执行、办理，所以，它们的行文方向必然是自上而下;又如请示这个文种，“请示”二字的含义是请求给以批示，这个含义本身就十分明确地告诉我们，请示的行文方向是自下而上的;再以“函”为例，“函”这个字的本义是书信，书信是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务时使用的一种文体，它不存在哪一方可以使用，哪一方不可以使用的问题，所以反映到“函”上，便产生了对上、对下以及平级机关或单位之间均可使用的多种行文方向。

　　(三)不同的文种名称，表达了文件的不同目的或要求。

　　如公告、通报、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情向人陈述、告知的意思，因此这几个文种的行文目的在于向人们(或组织)周知、告诉某一事项;又如公文中的批复，这个名称非常明显地告诉我们，行文的目的是上级对下级做出的批示和答复。再如“请示”，有“申请指示”“申请批准”等含义，因此其行文目的就是为了向上级机关请求指示和批准事项。

　　(四)不同的文种名称，揭示了不同文种的各自特点。

　　以公告、报告两个文种为例，虽然都有一个“告”字，均属陈述、告知性的文件，但前一个“告”受“公”字的限制，后一个“告”被“报”来修饰，“公”包含公开的意思(更包含代表党和国家的意思)，“报”在这里可视为向上级汇报来理解。把“公”与“告”联系起来即公开告知，所以公告是面向全社会的告知性文件，它的对象是广大人民群众及各个单位;而“报”与“告”联系起来，是向上级汇报、陈述，所以它是面向上级的陈述性文件。又如请示、报告，虽同属上行文，但“请示”这个名称是请求给予批示，“报告”的含义是向上级汇报、陈述情况，从两个文种含义的趋向来看均属向上，这是相同的，但一个对上有肯定性的要求，由此会引出复文，另一个对上则没有肯定性的要求，不会引出复文。所以，它们又是两个不同性质的文种;决定、决议同属一类，都是决策性文种，但一个是“议”，一个是“定”，“议”说明此文所决策的问题是经过会议集体讨论通过，“定”是制定的意思，制定决策的形式是多种多样的，有的是经过会议讨论通过的，也有的是某一机关、组织直接制定的。

　　综上所述，文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用。正因为如此，在拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种名称的确定和使用不当，可能会发生越权的错误，或者是给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。由此可见，正确使用文种是一件很严肃的事情。

　　(作者：岳海翔“中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长”，专注写作与研究公文30年，其公文写作底蕴深厚，专业成果令人瞩目，著作等身，先后编辑出版了130余部书籍。被誉为“中国公文讲座第一人”)。