公文文种的作用体现在哪些方面

发布于:好学网 编辑:好学网 2020-06-10 阅读量:0

  公文是一个独立的文体,它是由若干具体种类组成的,由于这些种类的性质不同、作用有别,我们为每一具体的公文种类分别赋予了一个具体的名称,如“通知”“意见”“报告”“请示”“总结”“计划”等,这就是公文的文种。

  从表面上看,文种名称只不过是一个代号,其实不然。它所包含的道理是相当丰富、深刻的。具体表现在:

  (一)不同的文种名称,为我们点出了不同文件的性质。

  如命令(令)、通缉令、嘉奖令、惩戒令等文种,都有一个共同的“令”字,由于“令”字包含指使的意思,又属于使令性的动词,所以,在使用令、命令、通令等作为文种名称时,都具有指令性质;又如通知、通报,都有一个“通”字,“通”即传达的意思,“知”和“报”包含知道的意思,所以在使用通知、通报等作为文种名称时,基本属于告知性、周知性文件;再如纪要,“纪要”即概述其要点的意思,所以,我们说纪要属于会议文字记录性的文件。

  (二)不同的文种名称,反映了文件的不同行文方向。

  如决定、决议,都有一个“决”字,“决”就是决策的意思,而决策产生于各级机关的首脑核心,决策之后要由下属部门去执行、办理,所以,它们的行文方向必然是自上而下;又如请示这个文种,“请示”二字的含义是请求给以批示,这个含义本身就十分明确地告诉我们,请示的行文方向是自下而上的;再以“函”为例,“函”这个字的本义是书信,书信是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务时使用的一种文体,它不存在哪一方可以使用,哪一方不可以使用的问题,所以反映到“函”上,便产生了对上、对下以及平级机关或单位之间均可使用的多种行文方向。

  (三)不同的文种名称,表达了文件的不同目的或要求。

  如公告、通报、报告,均有一个“告”字,“告”即将事情向人陈述、告知的意思,因此这几个文种的行文目的在于向人们(或组织)周知、告诉某一事项;又如公文中的批复,这个名称非常明显地告诉我们,行文的目的是上级对下级做出的批示和答复。再如“请示”,有“申请指示”“申请批准”等含义,因此其行文目的就是为了向上级机关请求指示和批准事项。

  (四)不同的文种名称,揭示了不同文种的各自特点。

  以公告、报告两个文种为例,虽然都有一个“告”字,均属陈述、告知性的文件,但前一个“告”受“公”字的限制,后一个“告”被“报”来修饰,“公”包含公开的意思(更包含代表党和国家的意思),“报”在这里可视为向上级汇报来理解。把“公”与“告”联系起来即公开告知,所以公告是面向全社会的告知性文件,它的对象是广大人民群众及各个单位;而“报”与“告”联系起来,是向上级汇报、陈述,所以它是面向上级的陈述性文件。又如请示、报告,虽同属上行文,但“请示”这个名称是请求给予批示,“报告”的含义是向上级汇报、陈述情况,从两个文种含义的趋向来看均属向上,这是相同的,但一个对上有肯定性的要求,由此会引出复文,另一个对上则没有肯定性的要求,不会引出复文。所以,它们又是两个不同性质的文种;决定、决议同属一类,都是决策性文种,但一个是“议”,一个是“定”,“议”说明此文所决策的问题是经过会议集体讨论通过,“定”是制定的意思,制定决策的形式是多种多样的,有的是经过会议讨论通过的,也有的是某一机关、组织直接制定的。

  综上所述,文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用。正因为如此,在拟制公文时,一定要注意准确地选用文种,如果文种名称的确定和使用不当,可能会发生越权的错误,或者是给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。由此可见,正确使用文种是一件很严肃的事情。

  (作者:岳海翔“中国写作学会副会长,中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长”,专注写作与研究公文30年,其公文写作底蕴深厚,专业成果令人瞩目,著作等身,先后编辑出版了130余部书籍。被誉为“中国公文讲座第一人”)。

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